ACE初！オンラインで会員総会を開催しました！

2020年11月21日に2020年度通常総会を開催しました。

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2020年度 通常総会開催のお知らせ

当日は、正会員とオブザーバーの方を合わせて30名の方にご参加いただき、当日出席いただいた正会員の賛成と書面表決を合わせて賛成多数ですべての議案が承認されました。 参加くださったみなさん、ありがとうございました。

と、ここまでは例年通りの報告ですが、タイトルにもあるように、新型コロナウイルス感染拡大の状況を鑑み、今回はACE初のオンラインでの総会開催となりました。 以下、その舞台裏をお伝えします。

オンライン開催に迷いはなかった

ACEは今年3月末から全職員が在宅での勤務を続けており、社内外のオンライン会議やライブ配信等の経験を重ねてきました。そのため、今年の総会について検討を始めた時点で、オンラインでも総会は開催できるであろうとのイメージは描くことができていました。

ただ、総会は他のイベントと異なり、正会員のみなさまに前年度の事業報告・決算等の議案を承認いただく必要があります。そのため、どのようにすればオンラインでも確実に、また安全に総会を実施できるかを検討し、今回は主な登壇者と運営担当スタッフのみ同じ場所に集まり、それ以外のスタッフと参加者のみなさまは、それぞれの場所からオンライン参加とすることを、まず決定しました。

課題は時間短縮

これまで総会は4時間以上をかけて、事業毎に担当スタッフから報告を行い、フィードバックをいただいてきましたが、オンラインでは長時間集中して視聴することが難しく、これまで通りの内容をそのままオンライン化するのでは参加者、運営側ともに負担が大きいことが予想されました。そのため総会として大切な部分は残しつつ、いかに時間を短縮できるかが、最大のチャレンジとなりました。

最終的には、各事業からの個別の報告は、開始前の時間や休憩時間に報告スライドを投影することでカバーし、進行面でも発表者の人数を絞ったり、画面共有は同じPCから行うなど入れ替わりにかかる時間を短縮することで、2時間半（休憩1回含む）での実施を実現することができました。

カギは運営スタッフ間のコミュニケーション

オンライン参加のスタッフもZoomの画面共有や一部の発表、チャット投稿等、運営の役割を担うため、配信会場にいるスタッフとの意思疎通も大事なポイントでした。 運営マニュアル上でタイムスケジュールや役割分担を明確にしておくことで、各自が迷わずに動くことができるよう準備したほか、運営用のFacebookのメッセンジャーグループを作り、当日の細かい調整やオンラインで発表するスタッフへのタイムキープはそこで行いました。

配信会場の選び方

配信に際しては、音声とネットワーク環境が肝と考え、有線LAN接続が可能で、性能のよいビデオとマイクのレンタル可能な会議室を配信会場としました。初の試みで様々な不確定要素があった中で、ネットワークと音声、映像の心配をすることなく配信を行えたことは、大きな安心材料でした。

最後まで残った心配は、オンラインでの採決

さらにもうひとつ懸念だったのは、参加者のみなさまがどのくらいオンライン会議ツール（今回はZoom）に慣れていらっしゃるかでした。 参加者の接続端末として、PCとスマホ、両方が予想されたため、どちらでも対応可能な方法を模索した結果、質問はGoogleスプレッドシート（事前に書き込み可能）と、物理的な挙手の両方でお受けすること、採決はZoomの「手を挙げる」機能を活用し、難しい方は物理的に手を挙げていただいてもOKという方針を決めました。

さらに、当日も総会本編が開始する前に、全員で「手を挙げる」機能を試す時間を設け、フォローが必要な方がいれば個別にサポートができるようにと考えていました。最悪の場合の想定として、会場からの配信が途切れてしまった場合はどう対応するか等も確認した上で当日に臨みました。

いざ迎えた当日

三連休の初日のお出かけ日和となった11月21日。総会本編開始の2時間前に、配信会場となる会議室には、理事とスタッフあわせて5名が集まり、設営を開始しました。

進行の最終確認中

設営はスムーズに済み、オンラインで参加するスタッフ、理事のマイクチェックと、簡単なリハーサルを行った後、参加者を迎え入れる時間となりました。

総会本編開始前には、事務局より参加にあたってのお願い事項と質問と採決の方法をお伝えし、実際に「手を挙げる」の操作をお試しいただいたところ、当初の予想に反し、ほとんどの方がスムーズに操作いただくことができました。 なお、質疑はGoogleスプレッドシートと口頭でのご質問の併用を考えていましたが、実際には、ほぼ口頭とZoomのチャットでお受けする形で混乱なく進行することができました。

総会の議長を務めた理事小林（右）と議案を説明する代表岩附（左）

スムーズに進行したことで、参加者との交流も可能に

進行が押す可能性を想定し、当初のスケジュールでは、参加者との交流タイムを明確には設けていませんでしたが、全体的に予定より議事が早く進行したため、休憩明けに参加者から一言いただいたり、総会閉会後も予定の終了時刻までZoom上でコミュニケーションする時間を設けることができました。各地から久しぶりにお顔を拝見する会員・サポーターのみなさまに参加いただくことができ、オンラインならではの利点を実感した瞬間でした。

まとめ、今後に向けて

参加者のみなさまのご協力もあり、大きなハプニングもなく総会を終えることができたことは、大きな経験となりました。心配していた「手を挙げる」等のZoomの操作もスムーズに行っていただくことができ、今後はチャットの活用など、一方的な視聴にならない工夫をもっと取り入れて行っていくことができるのではと可能性も感じました。

一方で、オンラインでの参加が難しい方には、総会自体のハードルが高くなってしまった部分もあるかと思います。今後のみなさまと、どのようにコミュニケーションを図っていくかについては引き続き考えていきたいと思っています。

来年の総会がどういう形になるかは、まだ未定ですが、その日までまた経験を積みながら、アイデアを練っていければと思います。